Para entender mejor este componente tengamos claro ciertas definiciones:
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Proceso
- Un proceso es "un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en salidas" (NTC[1]-ISO 9000).
- Procedimiento
- "Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso" (NTC-ISO 9000).
- Facilitan que todas las personas dentro de la organización realicen las actividades de la misma forma.
- Los procedimientos tratan sobre cómo los datos serán recuperados, ingresados al sistema, almacenados, manejados, transformados, analizados, y finalmente presentados en una salida final; según las características del software y el equipamiento disponibles, los circuitos administrativos de cada organización y las reglas del arte propias de cada disciplina (James Madison University, 2002).
- Actividades
- Las actividades definen la función de un sistema de información.
- Las actividades de una empresa, son trabajos cotidianos que sirven para apoyar los cometidos, metas y objetivos de una organización.
Características de los Procedimientos:
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La definición de las actividades debe ser clara y precisa.
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Una vez aplicado el procedimiento el resultado debe ser el mismo.
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Para su aplicación el entrenamiento debe ser mínimo.
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Deben ser de conocimiento general.
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Debe hacerse lo que se hace y hacerse lo que está escrito.
Documentación
Formatos. Son documentos preparados de antemano
Ventajas de Documentar:
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Se convierten en fuente importante y constante de información sobre los trabajos de la organización.
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Facilitan el mejoramiento continuo de los procesos.
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Son instrumento efectivo de la consulta, orientación y entrenamiento.
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Facilitan la labor hacer efectivas las normas, procesos y funciones administrativas
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Permiten determinar estándares de producción y medición.
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Constituyen la memoria de la organización (IGAC[2], Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001:2000 -IGAC, 2004).
A continuación, se muestra cómo los procedimientos se relacionan con los demás componentes del SIG:
Los procedimientos son las medidas tomadas para contestar a la pregunta que necesita ser resuelta. La capacidad de los SIG de realizar análisis espacial y contestar a estas preguntas es lo que distingue este tipo de sistema de cualquier otro sistema de información.